Offertes maken kost te veel tijd

Laat het concept klaarzetten, jij controleert en verstuurt

Een offerte maken is vaak hetzelfde werk in een andere volgorde. Je leest de aanvraag. Je zoekt de juiste producten of uren. Je pakt een oude offerte als basis en past de tekst aan. Dan zet je de prijzen erin en reken je alles na.

Een groot deel daarvan volgt vaste regels. Dat deel kan software voor je voorbereiden. Dat heet offerte automatiseren. Het betekent niet dat software alles zelf doet. Er ligt een concept klaar als jij begint. Jij kijkt het na, past aan wat anders moet en verstuurt het zelf.

Herken je een van deze situaties?

• Elke offerte begint met een oude offerte die je kopieert en aanpast.
• Prijzen zoek je op in een lijst, een spreadsheet of je boekhouding.
• Alleen jij of één collega weet hoe een goede offerte eruitziet.
• Na een akkoord typ je dezelfde gegevens opnieuw in voor de planning en de factuur.

Hoe werkt offerte automatiseren?

Je begint bij je eigen bouwstenen: je prijslijst, je standaardteksten en een paar goede offertes. Daarmee kan software een concept maken. Met generatieve AI lukt dat ook vanuit een vrije aanvraag, zoals een mail van een klant. De AI kan eruit halen wat de klant vraagt en de passende regels uit jouw prijslijst klaarzetten.

De prijzen komen uit je eigen lijst, niet uit de AI. AI kan zich namelijk vergissen. Dat heet een hallucinatie. Daarom controleert een mens het concept voordat het naar de klant gaat.

Na een akkoord kan de offerte doorlopen naar de planning en de factuur. Dat heet workflow-automatisering. Hoe dat stap voor stap gaat, lees je in Offertes maken met AI.

Wanneer is het niet nodig?

Maak je een paar offertes per maand, en is elke offerte heel anders? Dan is een goed sjabloon vaak genoeg. Kijk eerst wat je huidige software al kan, zoals standaardteksten of vaste offerteregels.

Hoe ik je hierbij help

Ik begin met een bedrijfsanalyse. Ik kijk hoe een offerte nu ontstaat: waar de aanvraag binnenkomt, waar de prijzen staan en wie wat controleert. De analyse kost €500 per dag, aanbevolen is een week. Daarna krijg je een voorstel met een vaste prijs.

Kies je ervoor, dan bouw ik het zelf, gekoppeld aan de systemen die je al hebt. Doorvoeren kost vanaf €9.500, exclusief btw. Hosting en onderhoud spreken we per maand in overleg af. Meer over offerte, planning en factuur koppelen lees je bij automatisering.

Veelgestelde vragen