Facturen en pakbonnen worden met de hand ingevoerd

Laat documenten uitlezen: wat afwijkt, gaat naar een medewerker

Facturen en pakbonnen zien er per leverancier anders uit. Daarom typt iemand ze vaak over: de leverancier, de datum, de artikelen, de aantallen en de bedragen. Dat werk komt elke dag terug. En bij overtypen gaat weleens iets mis.

Herken je een van deze situaties?

• Pakbonnen liggen op een stapel tot iemand tijd heeft om ze in te voeren.
• Je controleert met de hand of de factuur klopt met wat er geleverd is.
• Inkoopfacturen komen als pdf binnen en worden regel voor regel overgetypt.
• Een verschil in aantallen zie je pas als de voorraad niet klopt.

Hoe kun je facturen automatisch verwerken?

Kijk eerst naar je boekhoudpakket. Sommige pakketten lezen inkoopfacturen zelf uit, zoals SnelStart (niet in elk abonnement) en Moneybird. Beide raden aan om de uitkomst zelf te controleren. Een e-factuur hoeft niet uitgelezen te worden. Daarin staan de gegevens al in codes die software kan verwerken. Een pdf is geen e-factuur. Wat pakketten kunnen, lees je in Facturen automatisch inlezen.

Hoe kun je pakbonnen verwerken zonder overtypen?

Pakbonnen verwerken is een ander verhaal. Ze horen bij de ontvangst en de voorraad, en boekhoudpakketten lezen ze meestal niet. Hier kan software op maat helpen. Die kan de pakbon lezen met OCR en AI, hem naast de inkooporder en de factuur leggen, en de aantallen klaarzetten in je voorraad. Via een boekhoudkoppeling gaat de factuur naar je boekhouding.

Klopt er iets niet, zoals acht dozen geleverd en tien gefactureerd? Dan gaat het document naar een medewerker. Die beslist wat er gebeurt. Zo houdt een mens de uitzonderingen in de hand.

Wanneer is het niet nodig?

Gaat het om een paar facturen per week, en leest je pakket ze goed? Dan is dat genoeg. Maatwerk past bij veel documenten, of als je pakbon, order en factuur naast elkaar wilt leggen.

Hoe ik je hierbij help

In de bedrijfsanalyse kijk ik welke documenten binnenkomen, hoeveel het er zijn en wat je pakket al kan. De analyse kost €500 per dag, aanbevolen is een week. Daarna krijg je een voorstel met een vaste prijs.

Is maatwerk zinvol, dan bouw ik software die facturen en pakbonnen uitleest en in je systemen zet. Lees meer bij automatisering. Doorvoeren kost vanaf €9.500, een koppeling tussen twee systemen vanaf €4.500, exclusief btw. Hosting en onderhoud spreken we per maand in overleg af.

Veelgestelde vragen

Bronnen: SnelStart: inkoopfacturen automatisch inlezen, Moneybird: scan en herken en Ondernemersplein: wat is een e-factuur? Geraadpleegd op 7 oktober 2026.