Iedereen vraagt het aan dezelfde collega

Maak je eigen documenten doorzoekbaar, met de bron bij elk antwoord

Veel bedrijven hebben zo’n collega. Die weet hoe een retour gaat, welke klant welke afspraak heeft en waar de handleiding ligt. Is die collega ziek of weg, dan zoekt iedereen.

Volgens het CBS hadden in 2025 zo’n 2,4 miljoen mensen van 55 jaar en ouder betaald werk. Gaat zo’n collega met pensioen, dan verdwijnt wat nergens is opgeschreven.

Herken je een van deze situaties?

• Nieuwe medewerkers stellen steeds dezelfde vragen aan dezelfde persoon.
• Procedures en prijsafspraken staan verspreid over mappen, mailboxen en hoofden.
• Van één werkinstructie bestaan drie versies, en niemand weet welke klopt.
• Je vraagbaak komt niet meer toe aan het eigen werk.

Hoe borg je kennis in je bedrijf?

Begin met de vragen, niet met software:

1. Schrijf de vragen op. Laat je vraagbaak een paar weken bijhouden welke vragen er komen.
2. Leg de antwoorden vast. Kort en op één plek, zoals een checklist of werkinstructie.
3. Geef elk document een eigenaar die het bijhoudt en oude versies weghaalt.
4. Maak het doorzoekbaar. Pas nu komt AI in beeld.

Niet alles past op papier. Vakmanschap leer je ook door mee te lopen.

Wat kan AI hier wel en niet?

Een AI-assistent op je eigen documenten zoekt eerst de passende stukken op en antwoordt daaruit, met de bron erbij. Die werkwijze heet RAG.

Maar de assistent kent alleen wat is opgeschreven. Is een document verouderd, dan is het antwoord dat ook. En soms klinkt een antwoord overtuigend, maar klopt het niet. Dat heet een hallucinatie. Lees daarom de bron na als er veel van afhangt. Voorlichting over het werk en de risico’s blijft jouw taak als werkgever (artikel 8 Arbowet).

Waar let je op met je gegevens?

In juli 2026 bracht de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) een hulpmiddel uit voor organisaties die generatieve AI toegang willen geven tot bestaande bestanden. De AP raadt aan eerst te kijken of het kan zonder persoonsgegevens, en na te gaan wie bij welke bestanden mag. De assistent mag niemand iets tonen wat die persoon zelf niet mag openen. Staan er persoonsgegevens in, dan geldt de AVG.

Wanneer is het niet nodig?

Een klein team met een handvol documenten? Dan is een opgeruimde gedeelde map vaak genoeg. Zit er al AI in je kantoorpakket? Kijk eerst wat die kan. Lees welke AI past bij je bedrijf.

Hoe ik je hierbij help

In de bedrijfsanalyse kijk ik welke vragen terugkomen, waar je documenten staan en wie wat mag zien. Is een standaardfunctie in je pakket genoeg, dan zeg ik dat; ik krijg geen provisie. Anders bouw ik de assistent zelf, met de bron bij elk antwoord. Lees meer over AI in je bedrijf of bekijk de prijzen.

Veelgestelde vragen

Dit is uitleg in gewone taal, geen juridisch advies.

Bronnen: CBS: arbeidsmarkt in cijfers 2025, Arbowet, artikel 8 en AP: hulpmiddel generatieve AI en de AVG. Geraadpleegd op 22 oktober 2026.