Je typt dezelfde gegevens over in verschillende systemen

Laat je systemen de gegevens zelf doorgeven

Veel bedrijven werken met een paar losse pakketten: een boekhouding, een CRM, een planning, een webshop. Elk pakket doet zijn eigen werk goed. Maar ze weten niets van elkaar. Dus typt iemand de gegevens over.

Dat kan anders. Met een API-koppeling gaan de gegevens van het ene systeem naar het andere. Je voert een klant of order één keer in. De koppeling zet hem op de andere plek.

Herken je een van deze situaties?

• Een nieuwe klant zet je eerst in je CRM en daarna nog eens in je boekhouding.
• Orders uit je webshop typ je over in je voorraadlijst of op een pakbon.
• Gewerkte uren uit de planning neem je met de hand over in de factuur.
• Na een verhuizing van een klant klopt het adres in het ene systeem wel, en in het andere niet.

Wat overtypen met je werk doet

Overtypen kost elke keer een paar minuten. Dat lijkt weinig, maar het komt elke dag of week terug. En wie overtypt, maakt soms een tikfout. Dan klopt een factuur of een adres niet, en zoekt iemand later uit waar het misging.

Wat doet een koppeling precies?

Een koppeling volgt vaste regels. Bijvoorbeeld: elke nieuwe order gaat naar de boekhouding, met de klant erbij. Past iets niet, zoals een order zonder klantnummer, dan geeft de koppeling een melding. Een medewerker lost het dan op. Zo houdt een mens de uitzonderingen in de hand.

Heeft je pakket al een standaardkoppeling die doet wat jij nodig hebt? Dan is die genoeg. Een boekhoudkoppeling uit de app-store van je pakket kan dan volstaan. In Wat is een API-koppeling? lees je meer over het verschil.

Wanneer is overtypen prima?

Een koppeling heeft niet overal zin. Gaat het om een paar regels per week, of verandert je manier van werken nog vaak? Dan is overtypen soms prima. Een koppeling past bij werk dat vaak terugkomt en elke keer op dezelfde manier gaat.

Hoe ik je hierbij help

Ik begin met een bedrijfsanalyse. Ik kijk welke gegevens waar worden overgetypt, en hoe vaak. De analyse kost €500 per dag, aanbevolen is een week. Daarna krijg je een voorstel met een vaste prijs.

Een API-koppeling tussen twee systemen kost bij mij vanaf €4.500, exclusief btw, met een melding als er iets misgaat. Hosting en onderhoud spreken we per maand in overleg af. Meer over de prijs lees je in wat een API-koppeling kost.

Veelgestelde vragen