Workflow-automatisering

Wat is workflow-automatisering?

Workflow-automatisering is het door software laten uitvoeren van de vaste stappen in een werkproces, zoals gegevens doorzetten, een taak aanmaken of een bericht sturen. Een ander woord is procesautomatisering.

Een workflow is de vaste volgorde van stappen in je werk: van aanvraag tot offerte, of van order tot factuur. Software doet de stappen die elke keer hetzelfde gaan. Mensen doen de stappen waarbij ze iets moeten afwegen.

Hoe werkt workflow-automatisering?

Een automatisering bestaat uit drie delen:

1. Een startpunt. Er gebeurt iets: een formulier komt binnen, een order wordt betaald. Vaak meldt een pakket dat met een webhook.
2. Regels. Als dit, dan dat. Bijvoorbeeld: is het bedrag hoger dan een grens, dan geeft eerst iemand akkoord.
3. Acties. De software zet gegevens in een ander systeem, maakt een document of stuurt een bericht.

Je bouwt zo’n automatisering in een koppelplatform, met een koppeling op maat, of met de functies van je eigen pakket. Kun je een systeem alleen via het scherm bedienen, dan is RPA een mogelijkheid.

Voorbeeld in het mkb

Waar let je op?

• Begin met vast werk. Werk dat vaak terugkomt en weinig uitzonderingen heeft, leent zich het best.
• Beschrijf het proces eerst. Wie doet wat, en wanneer? Automatiseer je een rommelig proces, dan wordt het rommelige deel ook automatisch.
• Regel de uitzonderingen. Spreek af wat er gebeurt als iets niet past, en wie dan een melding krijgt.
• Laat keuzes bij mensen. Bij een afweging, zoals een korting of een klacht, kan software het werk voorbereiden. Een medewerker beslist.

Met AI kun je ook stappen automatiseren die minder vast zijn, zoals een mail lezen en sorteren. Daarover gaat het begrip AI-agent. Wil je weten welk proces bij jou het eerst aan de beurt is? Lees hoe ik automatisering aanpak.

Veelgestelde vragen